Cum sa scanati, sa semnati/adnotati si sa partajati un PDF de pe iPhone sau iPad fara a folosi o imprimanta! – Sfaturi utile

Nu cred ca mai surprinde pe nimeni faptul ca documentele tiparite nu mai sunt chiar atat de utilizate – daca nu includem, in Romania, institutiile publice unde, inca, in unele cazuri, se mai folosesc dischete pe calculatoare. Pentru multi dintre noi, iPhone si iPad sunt doua moduri extrem de utile de a stoca si vizualiza documentele, deoarece nu ocupa mult spatiu, nu sunt dificil de transportat si in cele din urma permit editarea documentelor de la distanta, fara a avea nevoie de un calculator.

In cazul in care lucrati in mediul intreprinderilor, probabil ca v-ati intrebat daca nu exista o modalitate de a completa formulare sau de a semna contracte si de a le expedia direct de pe iPhone si iPad, fara a mai avea nevoie de o imprimanta, de un computer sau de foi de hartie. Ei bine, in App Store exista zeci de aplicatii care pot face acest lucru, dar, din pacate, nu exista una care sa le poata face pe toate. Cu toate acestea, unele aplicatii ofera instrumente avansate pentru scanarea, semnarea/adnotarea si expedierea documentelor. In cateva minute puteti face toate aceste lucruri de oriunde v-ati afla, sporind astfel productivitatea la locul de munca sau in afaceri.

Cum sa scanati, semnati/adnotati si trimiteti documente de pe iPhone ori iPad fara a avea nevoie de o imprimanta

Inca de la inceput trebuie sa va spun ca de pe iPhone si iPad puteti crea ori edita documente folosind aplicatia Pages, de exemplu (citeste mai multe despre aplicatia Pages creata de Apple pentru iOS, OS X si web). Dupa crearea unui document, il puteti expedia intr-unul din formatele populare, cum ar fi .pdf sau .docx si, la nevoie, adauga semnatura sau face adnotari folosind aplicatiile pe care le voi mentiona in acest articol.

In App Store exista zeci de aplicatii pentru scanarea si editarea documentelor in format PDF, iar alegerea depinde de fiecare utilizator. Eu voi recomanda mai jos trei aplicatii pe care le veti putea folosi pentru scanare, semnare, respectiv stocare, adnotare si expedierea documentelor. Personal, le folosesc pe toate trei de ceva vreme si pot spune ca ofera toate instrumentele de care am nevoie atunci cand trebuie sa lucrez cu documente.

Scanner Pro by Readdle este, in opinia mea si a mai multor utilizatori de iPhone si iPad, cel mai bun scaner de documente disponibil in acest moment in App Store, oferind utilizatorilor tehnologii avansate de recunoastere a documentelor. Spre exemplu, cu ajutorul acestei aplicatii, documentele scanate pe iPhone vor arata exact ca si cele scanate folosind o imprimanta sau un scaner, in cazul in care doriti acest lucru. Aceasta este singura aplicatie platita din toata ecuatia, dar, in cazul in care lucrati cu documente, ea va dovedi ca a meritat fiecare cent.

• Scanner Pro by Readdle – 2,69 € – Descarca acum

DocuSign este o aplicatie folosita foarte mult in randul intreprinderilor, deoarece stocheaza semnatura utilizatorilor si le permite sa o aplice simplu peste orice PDF, in orice loc si la orice dimensiune doresc. De asemenea, aceasta aplicatie gratuita permite desenarea initialelor sau completarea datei peste orice fisier PDF.

• DocuSign pentru iPhone si iPad – Gratuit – Descarca acum

Cea de-a treia aplicatie pe care o recomand este Evernote, popularul instrument de luat notite, de stocare si de editare a fisierelor. Probabil ca multi dintre voi ati auzit de Evernote si tocmai de aceea va spun doar ca aceasta aplicatie de productivitate permite adnotarea fisierelor PDF, stocarea si organizarea lor, precum si partajarea.

• Evernote pentru iPhone si iPad – Gratuit – Descarca acum

Fiecare din cele trei aplicatii va ofera posibilitatea de a partaja documentele ori de a le imprima. Cu toate acestea, chiar daca, sa spunem ca nu as avea nevoie mereu de adnotarea documentelor, prefer sa utilizez Evernote pentru a le stoca pe toate astfel incat sa le pot gasi usor intr-un singur loc si sa nu caut in arhiva a trei aplicatii dupa un fisier de care am nevoie la un moment dat. Consider ca in domeniul despre care vorbim este absolut necesar sa fii organizat mereu, iar Evernote ofera cele mai bune instrumente in acest sens. Mai mult, Evernote sincronizeaza toate documentele stocate intre dispozitive, dvs. putand sa le accesati de pe iPhone, iPad, Mac, PC sau de pe un alt telefon inteligent ori tableta conectate la acelasi cont.

Mai jos va voi arata cum puteti sa scanati, semnati, adnotati, stocati si expediati un document in format PDF folosind fiecare dintre cele trei aplicatii. Inca de la inceput voi mentiona ca toate cele trei aplicatii vor solicita, pentru a functiona, crearea unui cont folosind o adresa de e-mail, o parola, un nume de utilizator sau poate cateva date personale. Crearea contului este simpla, in toate cele trei cazuri, si presupune verificarea lui facand clic pe un anumit link primit pe adresa de e-mail introdusa in procesul de creare a contului si, apoi, autentificarea in contul creat. Pe baza conturilor, aplicatiile vor sincroniza informatiile intre toate dispozitivele, asigurandu-va, astfel, ca aveti mereu toate documentele pe orice dispozitiv si ca nu pierdeti totul atunci cand vi se va defecta ori va fi pierdut/furat unul dintre dispozitive.

Cum sa scanati un document pe iPhone sau iPad folosind Scanner Pro by Readdle

In cazul in care aveti un document pe care trebuie sa il scanati, semnati, eventual, si expediati, urmati pasii de mai jos, in cazul in care aveti instalata deja aplicatia Scanner Pro by Readdle. In cazul in care aveti o alta aplicatie, pasii de urmat ar putea sa difere.

1. Deschideti aplicatia Scanner Pro din ecranul de pornire al dispozitivului dvs. cu iOS;
2. Din ecranul de pornire al aplicatiei, apasati pe butonul Fotografiati reprezentat printr-o pictograma cu o camera foto. Puteti alege, de asemenea, sa deschideti o imagine existenta in aplicatia Poze;Inainte de a scana, puteti sa completati datele, daca doriti si este necesar, iar daca ati lasat intentionat anumite pagini necompletate, trebuie sa stiti ca le veti putea completa ulterior folosind aplicatia Evernote sau DocuSign (citeste subtitlurile urmatoare).
3. Acum scanati o pagina a documentului. Observati ca aplicatia va recunoaste si evidentia marginile foii de hartie. Dvs. puteti, in cazul in care aplicatia nu recunoaste corect marginile foii, sa le editati manual. Atunci cand considerati ca puteti scana pagina, apasati pe butonul de capturare reprezentat printr-o pictograma cu un aparat foto;
4. Se va deschide o pagina in care veti putea previzualiza documentul scanat. In cazul in care nu sunteti multumit, puteti apasa pe sageata pentru revenire pentru a scana din nou sau puteti modifica tipul de foaie, roti imagiea, mari luminozitatea si schimba efectul aplicat (efectul implicit imita foile scanate traditional). Dupa ce ati terminat de editat apasati pe butonul Save.
5. Acum apasati din nou pe butonul Fotografiati si urmati pasii de mai sus pentru a scana si alte pagini ale documentului. Retineti ca, in cazul in care nu parasiti dosarul dupa scanarea unei pagini, toate paginile unui document vor fi stocate intr-un singur loc si accesibile mai usor. Puteti oricand sa modificati denumirea unui dosar.

Dupa ce ati scanat toate filele unui document, va trebui sa il deschideti intr-o alta aplicatie terta pentru a-l semna, pentru a face adnotari si/sau pentru a-l stoca (Scanner Pro va stoca, de asemenea, toate scanarile). Retineti ca puteti sa partajati un document si din aplicatia Scanner Pro. Pentru a deschide documentul scanat intr-o alta aplicatie va trebui sa urmati pasii de mai jos:

1. In dosarul creat pentru documentul scanat, apasati pe butonul Partajare situat in partea dreapta jos;
2. In meniul deschis, alegeti optiunea Open In…;
3. Acum apasati pe pictograma aplicatiei DocuSign, daca doriti sa adaugati o semnatura, sau pe cea a Evernote daca doriti sa stocati documentul si sa faceti adnotari. Alternativ puteti sa deschideti documentul in orice alta aplicatie terta afisata in meniul Partajare cu mentiunea ca pasii de urmat pentru editarea sau stocarea lui vor diferi.

Acum, in functie de ceea ce doriti, urmati subtitlurile de mai jos.

Nota: In cazul in care primiti prin e-mail un document PDF, puteti sa il deschideti direct in aplicatia DocuSign pentru a-l semna sau in aplicatia Evernote pentru a-l stoca, a face adnotari si a-l partaja mai departe.

Cum sa semnati un document PDF pe iPhone si iPad folosind aplicatia DocuSign

In cazul in care nu ati mai utilizat aceasta aplicatie, dupa ce v-at creat un cont, va trebui sa accesati sectiunea Identity din meniul aplicatiei si sa va faceti semnatura (pe care aplicatia o va stoca pentru a o introduce automat in documentele alese de dvs.).

Dupa ce ati deschis un document din Scanner Pro sau o alta aplicatie, va trebui sa urmati pasii de mai jos pentru a adauga si o semnatura, initialele, etc. pe documentul respectiv. In cazul in care nu ati deschis documentul din Scanner Pro sau o aplicatie similara, accesati sectiunea Sign & Send din meniul DocuSign si apasati pe butonul Add, selectand apoi aplicatia din care doriti sa adaugati un fisier PDF si, desigur, fisierul pe care doriti sa il adaugati.

1. Odata ce fisierul PDF a fost importat si deschis in interiorul aplicatiei DocuSign, apasati pe locul in care doriti sa adaugati semnatura, un text oarecare, numele dvs., data, initiale, etc.
2. Va aparea un meniu popup pe ecran. Alegeti optiunea dorita (de exemplu, Semnatura) si apasati pe ea;
3. Pe ecran vor aparea completate, in locul ales, datele selectate. Redimensionati adnotarea tragand de una din marginile campului. De asemenea, puteti atinge si trage campul cu adnotarea in locul in care doriti;
4. Dupa ce ati redimensionat si pozitionat corect semnatura, apasati pe butonul Finish situat in partea dreapta a ecranului;
5. Va aparea un meniu cu optiunile pe care le aveti in continuare. Alegeti Finish And Open In pentru a deschide fisierul intr-o alta aplicatie terta;
6. Acum selectati Evernote (sau o alta aplicatie in care doriti sa stocati documentul) in meniul Partajare.

Documentul se va deschide automat in aplicatia selectata.

Cum sa adnotati si sa stocati un document in aplicatia Evernote de pe iPhone si iPad

In cazul in care optiunile de adnotare oferite de aplicatia DocuSign nu sunt suficiente, atunci Evernote vine cu cateva instrumente utile. Chiar daca nu poate inlocui aplicatia DocuSign pentru utilizatorii care trebuie sa semneze, introduca initialele sau un anumit text care arata la fel ca si unul tiparit la calculator, Evernote ofera instrumente de care DocuSign nu dispune inca. Cele mai importante instrumente sunt cele de evidentiere a unei portiuni de document.

Pentru a face adnotari si pentru a stoca un document deschis in Evernote dintr-o alta aplicatie, va trebui sa urmati pasii de mai jos. Retineti ca puteti face adnotari si dupa ce ati stocat un anumit document, pasii fiind, dupa ce l-ati deschis, aceeasi ca si cei de mai jos. Asadar:

1. Apasati pe casuta care include numele fisierului PDF sau pe butonul Salvati in cazul in care doriti doar sa stocati fisierul importat;
2. Dupa ce ati deschis fisierul PDF, apasati pe butonul Adnotari situat in bara de navigare din partea de sus a ecranului. Acest buton este reprezentat printr-o pictograma cu o sageata, litera “a” si o casuta cu o bifa in ea, si este situat al treilea din stanga spre dreapta;
3. Acum apasati pe unul din instrumentele oferite de Evernote pentru adnotarea documentului si pozitionati elementul adaugat in locul dorit. Retineti ca Evernote va permite sa modificati culoarea fiecarui element apasand pe un buton special situat in partea stanga jos a ecranului;
4. Dupa ce ati facut toate adnotarile dorite, nu uitati sa apasati pe butonul Salvati situat in partea dreapta sus a ecranului.

Nota: Aplicatia Evernote va afisa un sumar al adnotarilor facute pe care il va include in documentul PDF pentru a face mai usoara descoperirea elementelor importante.

Nu uitati, inainte de a salva documentul, sa ii modificati numele si, eventual, sa adaugati etichete sau sa selectati caietul in care doriti sa il salvati. Puteti face, desigur, toate aceste actiuni si dupa ce ati salvat un anumit document.

Cum sa partajati sau imprimati un document in format PDF folosind aplicatia Evernote pe iPhone si iPad

1. Deschideti aplicatia Evernote din ecranul de pornire al dispozitivului dvs cu iOS, in cazul in care nu ati facut-o inca.
2. Deschideti fisierul care contine documentul PDF pe care doriti sa il partajati;
3. Apasati pe casuta pdf pentru a deschide documentul;
4. In partea dreapta sus a paginii deschise, apasati pe butonul Partajati;
5. Alegeti modul in care doriti sa partajati documentul. De asemenea, in cazul in care exista o imprimanta compatibila cu sistemul AirPrint, puteti sa tipariti documentul.

Nota: Daca ati ales sa trimiteti fisierul prin e-mail, completati campul Catre si apoi apasati pe Trimiteti.

Asta-i tot ce trebuie facut in cazul in care doriti sa scanati, adnotati si partajati un document. Consider ca acest tip de aplicatii sunt extrem de valoroase pentru oricine semneaza multe documente sau are nevoie de un scaner oriunde s-ar afla. De asemenea, si pentru utilizatorii de rand cele trei aplicatii pot fi instrumente importante in situatiile date. Folosind un iPhone nu doar ca veti economisi cartusul la imprimanta, ci veti economisi mult timp pretios si drumuri facute in plus.

La final va intreb care sunt aplicatiile voastre preferate pentru scanarea, editarea documentelor PDF si partajarea lor?

Daca aveti intrebari, neclaritati sau doriti sa propuneti un tutorial, lasati un comentariu mai jos in aceasta pagina.